KI Helfer
Telefonassistent – Du bist im Training. Dein Telefon wird trotzdem beantwortet.
Mitten im Seminar klingelt das Telefon. Ein Interessent hat Fragen zu Deinem Angebot, ein Kunde möchte einen Rückruf vereinbaren. Dein KI-Telefonassistent nimmt weitergeleitete Anrufe entgegen, beantwortet Fragen auf Grundlage Deiner hinterlegten Informationen und nimmt weitere Anliegen auf. Anschließend erhältst Du eine Zusammenfassung per E-Mail – damit Du weißt, wer Dich erreichen wollte und worum es geht.
- Konzentriert arbeiten, während Anrufe angenommen werden.
- Fragen zu Deinen Angeboten beantworten lassen.
- Rückrufe mit den nötigen Informationen vorbereiten.
Anrufe
Du entscheidest, wann Dein Assistent übernimmt.
Im Training, im Kundengespräch oder während einer konzentrierten Arbeitsphase: Aktiviere Deinen Assistenten und leite Anrufe auf seine Rufnummer weiter. Je nach eingerichteter Rufumleitung übernimmt er direkt oder dann, wenn Du nicht abnimmst. Du kannst den Assistenten nach Bedarf ein- und ausschalten.
Für die Weiterleitung erhältst Du eine eigene Rufnummer mit der Vorwahl Deines Firmensitzes.
Wissen
Dein Angebot erklären – auch wenn Du gerade nicht sprechen kannst.
Hinterlege Informationen über Dich, Deine Leistungen und Deine Veranstaltungen. Auf dieser Grundlage beantwortet Dein Assistent beispielsweise Fragen zu Seminarzeiten, Veranstaltungsorten oder Deinem Angebot. Anliegen, die sich daraus nicht beantworten lassen, nimmt er für Deinen Rückruf auf.
- „Wann beginnt der Workshop?“
- „Wo findet das Seminar statt?“
- „Welche Themen bietet der Trainer an?“
Du kannst Informationen zu bis zu 30 Veranstaltungen hinterlegen.
Rückrufe
Dein nächster Rückruf beginnt mit einem Informationsvorsprung.
Lege fest, wann Du für Rückrufe verfügbar bist. Dein Assistent bietet passende freie Zeiten an und vereinbart einen Rückruftermin. Mit bis zu fünf zusätzlichen Fragen kannst Du vorab erfassen lassen, worum es geht und welche Informationen Du für das Gespräch benötigst.
- Rückrufzeiten nach Wochentag, Uhrzeit und Dauer festlegen.
- Anliegen durch eigene Rückfragen konkretisieren.
- Termine per Kalendereinladung übernehmen.
Dringende Anliegen erkennst Du bereits im Betreff der E-Mail.
Kalendereinladung für Google, Outlook und Apple Kalender.
Anrufliste
Nach dem Training weißt Du, wer was von Dir braucht.
Zu jedem Anruf findest Du eine Zusammenfassung, die Gesprächsabschrift und die Tonaufnahme in Deiner Anrufliste. So kannst Du Anliegen nachvollziehen und Deine nächsten Schritte vorbereiten. Wünscht ein Interessent Unterlagen, kannst Du den Versand mit einem Klick aus Deinem eigenen Mailprogramm anstoßen.
Anrufe, Aufnahmen und Rückruftermine werden 30 Tage aufbewahrt.
Transparenz
Deine Anrufer wissen, mit wem sie sprechen.
Zu Beginn stellt sich der Assistent als KI vor und fragt nach dem Einverständnis zur Aufzeichnung. Stimmt der Anrufer nicht zu, wird das Gespräch beendet.
- Gesundheitsdaten und vertrauliche Angaben sollen nicht am Telefon mitgeteilt werden.
- Bei Notfällen verweist der Assistent auf den Notruf 112.
Wer kümmert sich um Deine Anrufe, während Du Dich um Deine Teilnehmer kümmerst?
Entdecke im kostenlosen Webinar, wie der Telefonassistent und die weiteren AFNB-Werkzeuge Deinen Arbeitsalltag erleichtern können. Erfahre, wie Du Anfragen aufnehmen, Rückrufe vorbereiten und organisatorische Aufgaben besser mit Deiner Arbeit als Trainer, Berater oder Coach verbinden kannst.