Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

AFNB GmbH — Akademie für neurowissenschaftliches Bildungsmanagement, Robert-Perthel-Straße 2, 50739 Köln, Deutschland.
Telefon 0221 16 888 60 · E-Mail info@afnb.de
Geschäftsführung: Dipl.-Betriebswirt Torsten Seelbach.

Die digitalen Werkzeuge treten unter der Marke „NeuroMedia24" auf. Verantwortlich ist auch dort die AFNB GmbH.

2. Grundsätze

(1) Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die jeweils beschriebene Leistung erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.

(2) Es findet keine Nutzungsanalyse und kein Werbetracking statt. Auf der öffentlichen Website sind keine Zählpixel, keine Analysedienste und keine Schaltflächen sozialer Netzwerke eingebunden; Schriften werden vom eigenen Server geladen, nicht von Dritten.

(3) Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung statt.

3. Aufruf der Website

Umfang

Beim Aufruf werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Herkunftsseite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Zweck und Rechtsgrundlage

Auslieferung der Seite, Betriebssicherheit und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem sicheren Betrieb (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Speicherdauer

Die Protokolle des Hosting-Dienstleisters werden nach kurzer Zeit gelöscht; die genaue Frist richtet sich nach dessen Vorgaben.

4. Mitgliedsantrag

(1) Im Antragsformular werden die dort angegebenen Daten verarbeitet: Name, Firma, Anschrift, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gewünschter Beginn, Zahlungsweise und Zahlungsart, Angaben zur Berufserfahrung sowie ein möglicher Empfehlungshinweis.

(2) Zweck ist die Prüfung des Antrags und die Vorbereitung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), für die Aufnahmeprüfung zusätzlich das berechtigte Interesse an einer sachgerechten Auswahl.

(3) Die Übermittlung erfolgt über den Formulardienst des Hosting-Anbieters. Bei Ablehnung werden die Daten nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht; bei Aufnahme werden sie Bestandteil der Mitgliederverwaltung.

5. Mitgliedskonto und Werkzeuge

(1) Für die Anmeldung werden E-Mail-Adresse und ein Zugangscode verarbeitet; ein Passwort wird nicht gespeichert. Dazu kommen Angaben zum Konto, Zeitpunkte der Anmeldung und der Umfang der Nutzung.

(2) In den Werkzeugen werden die Inhalte verarbeitet, die das Mitglied selbst einstellt oder erzeugt — etwa Profilangaben, Analysen, Texte, Bilder, Tonaufnahmen, Präsentationen und Lernmaterial.

(3) Zweck ist die Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

(4) Nach Ende der Mitgliedschaft werden Konto und Inhalte gelöscht, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht.

(5) Automatische Veröffentlichung auf LinkedIn: Im Business Atelier kann das Mitglied eine Serie von Beiträgen planen, die wir zu den von ihm gewählten Terminen auf seinem persönlichen LinkedIn-Profil veröffentlichen. Dazu verbindet das Mitglied sein LinkedIn-Konto einmalig über die Anmeldeseite von LinkedIn und erteilt dort die Berechtigung, in seinem Namen Beiträge zu veröffentlichen. Auf Unternehmensseiten wird nicht veröffentlicht.

(6) Bei der Verbindung speichern wir die LinkedIn-Kennung des Mitglieds, seinen Namen, die Adresse seines Profilbilds, einen Zugangsschlüssel sowie dessen Ablaufzeit. Der Zugangsschlüssel wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert, ist für das Mitglied und Dritte nicht einsehbar und wird nur verwendet, um freigegebene Beiträge zu veröffentlichen. LinkedIn begrenzt die Gültigkeit derzeit auf rund 60 Tage.

(7) An LinkedIn übermittelt werden ausschließlich Beiträge, die das Mitglied ausdrücklich freigegeben hat: der Text, gegebenenfalls ein Bild oder ein PDF-Dokument sowie die gewählte Sichtbarkeit. Die Übermittlung erfolgt auf Veranlassung des Mitglieds zur Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Für die weitere Verarbeitung auf LinkedIn ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company eigenständig verantwortlich; es gelten deren Datenschutzbestimmungen.

(8) Für den Versand speichern wir je Beitrag Text, Termin, Stand, die von LinkedIn vergebene Kennung samt Link sowie ein kurzes technisches Protokoll (Zeitpunkt, Antwortcode, Fehlermeldung von LinkedIn). Bilder und PDF-Dokumente werden dafür in einem nicht öffentlichen Speicher abgelegt. Wir benachrichtigen das Mitglied im Werkzeug und per E-Mail, wenn die Verbindung in sieben Tagen abläuft und noch Beiträge geplant sind, wenn sie abgelaufen ist, wenn ein Beitrag nicht veröffentlicht werden konnte und – falls gewünscht – vor dem Ende einer Serie.

(9) Mit „Verbindung trennen“ löschen wir die Verbindung samt Zugangsschlüssel sofort; geplante Beiträge werden dann nicht mehr gesendet. Abgelaufene Verbindungen löschen wir 30 Tage nach Ablauf. Die für den Versand gespeicherten Bilder und PDF-Dokumente löschen wir 30 Tage nach der Veröffentlichung des Beitrags. Beiträge, Termine und Protokoll speichern wir bis zum Ende der Mitgliedschaft (Absatz 4).

(10) Das Mitglied kann die Verbindung jederzeit im Business Atelier trennen. Die bei LinkedIn erteilte Berechtigung entfernt es zusätzlich in seinen Einstellungen bei LinkedIn. Bereits veröffentlichte Beiträge bleiben auf LinkedIn bestehen und können dort vom Mitglied gelöscht werden.

(11) Bestehende Präsentation überarbeiten: In der Education Factory kann das Mitglied eine eigene PowerPoint-Datei hochladen und nach eigener Wahl überarbeiten lassen – mit neuem Design, mit Vorschlägen zu Rechtschreibung und Grammatik oder mit einer wissenschaftlichen Aktualisierung. Die Datei wird in einem nicht öffentlichen Speicher abgelegt, auf den nur das Mitglied und die Anwendung zugreifen. Unser Zeichendienst liest Texte, Bilder und Notizen aus und erzeugt Vorschaubilder, ohne die Datei dauerhaft zu speichern. An den Anbieter von Sprachmodellen werden die Folientexte und Notizen der gewählten Folien übermittelt. Für die wissenschaftliche Aktualisierung werden nur kurze, daraus abgeleitete englische Suchbegriffe ohne Folientext an eine Fachdatenbank für wissenschaftliche Artikel übermittelt. Über jeden Vorschlag entscheidet das Mitglied.

(12) Die hochgeladene Originaldatei, die ausgelesenen Texte, Vorschaubilder, Prüfergebnisse und die korrigierte oder aktualisierte Datei löschen wir automatisch 30 Tage nach dem letzten Öffnen. Daraus erstellte Präsentationen bleiben im Konto des Mitglieds, bis das Mitglied sie löscht. Enthält eine Präsentation personenbezogene Daten Dritter, verarbeiten wir diese im Auftrag des Mitglieds nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

6. Künstliche Intelligenz in den Werkzeugen

(1) Mehrere Werkzeuge erzeugen Inhalte mit Hilfe künstlicher Intelligenz. Dabei werden die Eingaben des Mitglieds an den jeweils eingesetzten Dienst übermittelt und dort verarbeitet.

(2) Zweck ist die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Für die Erstellung einer synthetischen Stimme oder eines Videoavatars aus eigenen Aufnahmen ist die Einwilligung des Mitglieds erforderlich (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO); sie kann jederzeit widerrufen werden.

(3) Die AFNB GmbH fordert bei den eingesetzten Diensten, dass Eingaben nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden. Mitglieder geben keine personenbezogenen Daten Dritter und keine Geschäftsgeheimnisse ein, für deren Verarbeitung ihnen die Befugnis fehlt.

(4) Für Recherchen in den Werkzeugen übermitteln wir Suchbegriffe an einen Suchdienst und an Fachdatenbanken für wissenschaftliche Artikel. Die Suchbegriffe können aus der Eingabe des Mitglieds abgeleitet sein. Wählt das Mitglied in der Gesprächsplanung oder im Angebots-Generator die gezielte Internetrecherche zu einer Person oder einem Unternehmen, werden der eingegebene Name, die Firma und der Ort an den Suchdienst übermittelt; ein Sprachmodell fasst die Treffer zusammen. Gibt das Mitglied Angaben zu Dritten ein oder lädt es Unterlagen, Fotos oder andere Dateien mit solchen Angaben hoch, verarbeiten wir diese in seinem Auftrag nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

(5) Im KI Pilot kannst Du freie Fragen stellen. Wir speichern Deine Fragen, den Verlauf der Sitzung und die erzeugten Antworten, damit Du Deine Sitzungen wieder aufrufen kannst. Hinterlegst Du unter „Meine Vorgaben“, wie Dir geantwortet werden soll, speichern wir auch diesen Text und geben ihn mit jeder Frage an das antwortende Modell. Hängst Du einer Sitzung eigene Unterlagen an (PDF, Word oder Textdateien), liest Dein Browser den Text aus der Datei; die Datei selbst übertragen und speichern wir nicht. Hängst Du ein Bild an, zum Beispiel einen Screenshot, übertragen wir es einmal an den KI-Dienst Claude des Anbieters Anthropic, der den sichtbaren Text abschreibt und das Bild kurz beschreibt; das Bild selbst speichern wir nicht. Den Text speichern wir als Teil der Sitzung und geben ihn mit jeder Frage dieser Sitzung an das antwortende Modell. Drei Tage bevor eine Sitzung automatisch gelöscht wird, schicken wir Dir eine E-Mail mit den betroffenen Sitzungen; Du kannst sie unter „Meine Vorgaben“ abschalten. Zur Beantwortung übermitteln wir Deine Frage, den Verlauf und die Texte angehängter Unterlagen an den KI-Dienst Claude des Anbieters Anthropic; bei aktuellen Fragen und bei einer Tiefenrecherche sucht der Dienst dazu im Netz. Wählst Du für die Antwort ein anderes Modell, geht Deine Frage samt Verlauf und Unterlagentexten stattdessen an den gewählten Anbieter (OpenAI, Google oder Meta). Die Dienste verarbeiten die Daten in unserem Auftrag; wir fordern von ihnen, dass sie die Daten nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Bitte gib keine persönlichen Daten anderer Menschen und keine Gesundheitsdaten ein und lade keine Unterlagen oder Bilder mit solchen Angaben hoch. Für die Nutzung gelten außerdem die Nutzungsrichtlinien des KI-Anbieters Anthropic und, wenn Du ein anderes Modell wählst, die Nutzungsrichtlinien des gewählten Anbieters.

7. Zahlungen und Rechnungen

(1) Für die Zahlungsabwicklung werden Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, gewählte Zahlungsart und Zahlungsweise sowie die Angaben zur Zahlung an den Zahlungsdienstleister übermittelt. Die vollständigen Zahlungsdaten — etwa Karten- oder Kontonummer — erhält die AFNB GmbH nicht; sie werden direkt beim Zahlungsdienstleister eingegeben.

(2) Zweck sind Vertragserfüllung und die Erfüllung steuerlicher Pflichten (Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO).

(3) Rechnungen und Belege werden nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt, in der Regel zehn Jahre.

8. E-Mails, Terminbuchung und Veranstaltungen

(1) Für den Versand von Nachrichten — Zugangscodes, Bestätigungen, Hinweise zur Mitgliedschaft — wird ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Betreff, Inhalt und Versandzeitpunkt.

(2) Für die Buchung von Terminen wird ein Buchungsdienst eingesetzt; dabei werden Name, E-Mail-Adresse und der gewünschte Termin verarbeitet.

(3) Online-Veranstaltungen finden über einen Konferenzdienst statt. Verarbeitet werden Anmeldedaten, Anzeigename sowie Bild und Ton während der Teilnahme. Veranstaltungen werden in der Regel aufgezeichnet und Mitgliedern im geschlossenen Bereich bereitgestellt; wer nicht aufgezeichnet werden möchte, lässt Kamera und Mikrofon ausgeschaltet. Bei Präsenzveranstaltungen wird die Einwilligung in Bild- und Tonaufnahmen mit der Anmeldung eingeholt.

9. Lernplattform, Smart Cards, Learning Companion, Praxis-Toolkit und Infografiken für eigene Teilnehmende

(1) Mitglieder können auf der Lernplattform eigene Kurse anlegen, mit den Smart Cards eigene Teilnehmende lernen lassen, sie mit dem Learning Companion nach einem Training in die Praxis begleiten, mit dem Praxis-Toolkit Arbeitsblätter digital ausfüllen lassen und ihnen interaktive Infografiken bereitstellen, zu denen sie abstimmen, Fragen stellen und sich an eigene Vorhaben erinnern lassen können. Beim Praxis-Toolkit und bei den Infografiken können sich Teilnehmende außerdem einen persönlichen Link per E-Mail schicken lassen, um auf einem anderen Gerät weiterzuarbeiten; die E-Mail-Adresse wird dafür nur für diesen Versand verwendet und nicht gespeichert. Deren Daten verarbeitet die AFNB GmbH ausschließlich im Auftrag des Mitglieds; verantwortlich gegenüber den Teilnehmenden ist das Mitglied.

(2) Die Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, eine Anlage zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie nennt auch die dabei eingesetzten Dienstleister.

(3) Mit dem Telefonassistenten können Mitglieder Anrufe, die sie nicht selbst annehmen, von einem KI-Assistenten annehmen lassen. Der Assistent weist zu Beginn jedes Gesprächs darauf hin, dass er eine KI ist und dass das Gespräch aufgezeichnet und mitgeschrieben wird. Verarbeitet werden Rufnummer, Name, Anliegen und weitere Gesprächsinhalte, Tonaufnahme, Abschrift und Zusammenfassung des Gesprächs sowie gebuchte Rückruftermine. Diese Daten verarbeitet die AFNB GmbH ausschließlich im Auftrag des Mitglieds; verantwortlich gegenüber den Anrufenden ist das Mitglied. Absatz 2 gilt entsprechend.

10. Öffentliches Expertenverzeichnis

Mitglieder können ein Profil im öffentlich zugänglichen Verzeichnis veröffentlichen. Die Veröffentlichung erfolgt erst nach Freigabe durch das Mitglied und beruht auf dessen Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO). Sie kann jederzeit widerrufen werden; nach Ende der Mitgliedschaft wird das Profil entfernt.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Die AFNB GmbH setzt Dienstleister ein, die Daten ausschließlich weisungsgebunden verarbeiten. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

Die Dienstleister, die personenbezogene Daten Dritter im Auftrag der Mitglieder verarbeiten, sind mit Namen und Sitz in Anlage 3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung aufgeführt. Die vollständige Liste mit Namen und Sitz aller Dienstleister stellt die AFNB GmbH auf Anfrage bereit.

Beiträge, die ein Mitglied über die LinkedIn-Serie im Business Atelier freigibt, übermitteln wir auf seine Veranlassung an LinkedIn. LinkedIn ist dabei kein Auftragsverarbeiter, sondern eigenständig verantwortlich (Abschnitt 5 Absatz 7).

12. Übermittlung in Drittländer

Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllt sind — etwa durch Standardvertragsklauseln oder durch Teilnahme am Datenschutzrahmen zwischen der EU und den USA. LinkedIn kann Daten aus Beiträgen, die das Mitglied über die LinkedIn-Serie veröffentlicht, auch in Drittländer wie die USA übermitteln; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von LinkedIn.

13. Cookies und ähnliche Techniken

(1) Die öffentliche Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken.

(2) Im Mitgliederbereich werden technisch notwendige Speicherungen verwendet, damit die Anmeldung bestehen bleibt und Einstellungen erhalten werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

14. Speicherdauer

• Zugriffsprotokolle: kurzfristig, nach Vorgabe des Hosting-Dienstleisters.
• Antragsdaten bei Ablehnung: nach Abschluss des Vorgangs.
• Mitgliedsdaten und Inhalte: bis zum Ende der Mitgliedschaft, danach Löschung vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• LinkedIn-Serie: Verbindung bis zum Trennen, nach Ablauf höchstens 30 Tage; Bild- und PDF-Kopien bis 30 Tage nach der Veröffentlichung; Beiträge, Termine und Protokoll bis zum Ende der Mitgliedschaft.
• Überarbeitung hochgeladener Präsentationen: Originaldatei, ausgelesene Texte, Vorschaubilder, Prüfergebnisse und überarbeitete Datei bis 30 Tage nach dem letzten Öffnen; daraus erstellte Präsentationen bis zur Löschung durch das Mitglied.
• Telefonassistent: Anrufe mit Tonaufnahme, Abschrift und Zusammenfassung bis 30 Tage nach dem Anruf; Rückruftermine bis 30 Tage nach dem Termin.
• KI Pilot: Sitzungen samt Fragen, Antworten, Berichten und den Texten angehängter Unterlagen bis 30 Tage nach der letzten Änderung; Du kannst jede Sitzung vorher selbst löschen. Sitzungen, die Du mit „Dauerhaft behalten“ markierst, löschen wir nicht automatisch; sie bleiben, bis Du sie löschst oder die Markierung zurücknimmst. Deine eigenen Vorgaben bleiben, bis Du sie änderst oder auf das Beispiel zurücksetzt. Endet Deine Mitgliedschaft, löschen wir beides binnen 30 Tagen. Angaben zum Verbrauch ohne Inhalt Deiner Fragen bewahren wir für die Abrechnung auf.
• Rechnungen und steuerlich erhebliche Unterlagen: zehn Jahre.
• Einwilligungen und deren Widerruf: zum Nachweis, solange Ansprüche bestehen können.

15. Deine Rechte

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Artikel 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO),
• Löschung (Artikel 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Artikel 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).

Für die Ausübung genügt eine Nachricht an info@afnb.de. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

16. Event-Check-in (Seminar-Teilnahme)

Der Event-Check-in ist ein Werkzeug, mit dem Seminare und Trainings den Teilnahmenachweis führen. Teilnehmende tragen sich per QR-Code selbst ein, oder die Trainerin bzw. der Trainer trägt sie am Gerät ein.

Verantwortlich für die Teilnehmerdaten ist die Trainerin bzw. der Trainer des jeweiligen Seminars. Die AFNB GmbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiterin in deren Auftrag. Dafür wird beim ersten Anlegen eines Seminars ein Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigt.

Zweck: Nachweis der Teilnahme, Teilnehmerliste und Teilnahmebescheinigung.

Verarbeitete Daten: Vorname, Nachname, optional E-Mail-Adresse, Unterschrift als Bild, Zeitpunkt des Check-ins und Art der Eintragung.

Rechtsgrundlage: Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO).

Speicherdauer: zehn Jahre nach dem letzten Seminartag. Danach werden die Daten gelöscht.

Zugriff: Die AFNB GmbH greift auf die Teilnehmerdaten nicht inhaltlich zu. Zugriff besteht nur technisch: für den Betrieb, für die automatische Löschung nach Ablauf der Frist und zur Fehlersuche auf Anforderung. Die Daten werden nicht ausgewertet und nicht weitergegeben.

Dienstleister: Supabase (Datenbank), Netlify (Auslieferung), Resend (E-Mail-Versand für Hinweise), jeweils als Unterauftragnehmer.

Zu den Rechten gilt Abschnitt 15. Eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht ist nicht möglich. Für Fragen zum Event-Check-in genügt eine Nachricht an info@afnb.de.

17. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen ändern. Es gilt die auf der Website veröffentlichte Fassung.